Subsidies verenigingen & organisatoren

Dit nieuwe reglement omvat:

  • enerzijds de subsidie voor basiswerking van erkende verenigingen, waarbij per domein aangepaste instapcriteria en toekenningsregels gelden. De vereniging kan slechts binnen één domein een basissubsidieaanvraag indienen. 
  • Anderzijds een luik projectsubsidies, waarbij verenigingen die projecten realiseren, die aansluiten op de doelstellingen van Groep Dilbeek, kunnen op intekenen.

Basissubsidies

Bedoeld om de basiswerking van verenigingen te ondersteunen. Via een puntensysteem stimuleren we verenigingen in de verschillende domeinen (jeugd, sport, socio-cultureel en evenementen) om hun werking te versterken. Het aantal benodigde bewijsstukken is hierbij tot een minimum beperkt waardoor een pak administratie wegvalt.

De vereniging dient haar basissubsidieaanvraag in via de website van de gemeente Dilbeek vóór 1 april van het kalenderjaar waarvoor zij subsidies aanvraagt.
Binnenkort kan je hier je basissubsidie aanvragen

Instapvoorwaarden en punten

Sportverenigingen

Instapvoorwaarden
  • Voldoen aan de algemene voorwaarden voor subsidiering conform Artikel 2.
  • Structurele werking gedurende een minimale periode van 25 weken per jaar.
  • Aangesloten zijn bij een erkende Vlaamse sportfederatie.
  • Aanleveren van een ledenlijst (met minimaal naam vereniging, naam lid, functie, gender,
    geboortedatum en postcode/gemeente), bevestigd door een erkende Vlaamse sportfederatie.
  • Ten minste 50% van de leden (aangesloten bij een erkende Vlaamse sportfederatie) moet in
    Dilbeek wonen. Dit percentage moet geleidelijk verhoogd worden tot ten minste 55% in het
    subsidiejaar 2027 en 60% vanaf het jaar 2028.
  • Aanwezigheid van jeugdwerking.
Punten
Per Dilbeeks volwassen lid (vanaf18 jaar), aangesloten bij een erkende sportfederatie bij indiening van het subsidiedossier1 punt
Per Dilbeeks jeugdlid (-18 jaar)aangesloten bij een erkende sportfederatie bij indiening van het subsidiedossier3 punten
Per behaald trainersdiploma door een lid dat actief is binnen de vereniging in het kalenderjaar voorafgaand aan het subsidiejaar.
Graduele puntenopbouw volgens het VTS-opleidingsmodel. Voor diploma's op gevorderd- of expertniveau is een aanvullende engagementverklaring vereist van de gecertificeerde trainer(s).		25 punten Instap
50 punten Basis
65 punten Gevorderde
75 puntenExpert
Per gevolgde bijscholing in het kalenderjaar voorafgaand aan het subsidiejaar.5 punten
Per georganiseerde activiteit die niet behoort tot de reguliere werking van de sportvereniging, gericht naar niet-leden.30 punten
Het hebben van een structurele werking in het kalenderjaar voorafgaand aan het subsidiejaar rond: 
  • G-sport:
    De (G-)sportclub heeft minimaal 5 leden met een verstandelijke en/of psychische kwetsbaarheid en/of autisme en/of een chronische aandoening. En/of de (G-)sportclub heeft minimaal 3 leden met een fysieke en/of een auditieve en/of een visuele handicap.
100 punten
  • Gelijkheid en participatie van kansengroepen: 
    Per lid dat gebruik maakt van de Participatiepas.

10 punten/lid

(max. 100 punten)

  • Levenslang sporten en bewegen: doelgroep 55-plussers:
    minimaal 5 leden
    minimaal 10 leden

50 punten
100 punten
  • Het aanbieden van minimaal één sportkamp van minimaal 5 dagen aaneensluitend voor minimaal 15 deelnemers
100 punten
  • Het aanbieden van een ondersteuningstraject taal:
    - voldoen aan de definitie
    - duurzaam aanbod(minimaal 10 sessies)
    - minimaal 10 deelnemers per traject
    - traject voorafgaand voorleggen aan de gemeentelijke administratie

50 punten/traject

(max. 100 punten)

 


 

 Lees het volledige reglement hier nog eens na

Jeugdverenigingen

Instapvoorwaarden
  • Voldoen aan de algemene voorwaarden voor subsidiering conform Artikel 2.
  • Structurele werking gedurende een minimale periode van 25 weken per jaar.
  • Aanwezigheid jeugdwerking waarbij een meerderheid in het bestuur jonger dan 26 jaar is.
  • Aanleveren van een ledenlijst (met minimaal naam vereniging, naam lid, functie, gender,
    geboortedatum en postcode/gemeente), indien aangesloten, bevestigd door de koepelorganisatie.
  • Ten minste 50% van de leden moet in Dilbeek wonen. Dit percentage moet geleidelijk verhoogd
    worden tot ten minste 55% in het subsidiejaar 2027 en 60% vanaf het jaar 2028.
Punten
Voor jeugdbewegingen: per Dilbeeks lid op het moment van indiening van het subsidiedossier.1 punt
Voor jeugdhuiswerkingen: per Dilbeeks bestuurslid.

1 punt

(max. 15 punten)

Per behaald attest kadervorming in het kalenderjaar voorafgaand aan het subsidiejaar dooreen lid dat actief is binnen het bestuur. Graduele puntenopbouw volgens het kadervormingstraject dat gelopen werd.

5 punten animator

10 punten hoofdanimator

15 punten instructeur jeugdwerk

Aansluiting bij een erkende koepelorganisatie.20 punten

Het hebben van specifieke aandacht voor bepaalde doelgroepen via een structurele werking in het kalenderjaar voorafgaand aan het subsidiejaar rond:

  • Kinderen en/of jongeren met een fysieke of verstandelijke beperking 
    - minimaal 5 leden.
  • Gelijkheid en participatie van kansengroepen: 
    per lid dat gebruik maakt van de participatiepas of dat gebruik maakt van een eigen initiatief om kinderen en/of jongeren in armoede te ondersteunen op vlak van uniform, deelname uitstappen,...
  • Het aanbieden van een ondersteuningstraject taal: 
    - voldoen aan de definitie 
    - duurzaam aanbod (minimaal 5 sessies) 
    - minimaal 5 deelnemers per traject 
    - traject voorafgaand voorleggen aan de gemeentelijke administratie

 


10 punten

10 punten

 

10 punten/reeks

(max. 20 punten)

Het aanbieden van een kamp voor de leden in het kalenderjaar voorafgaand aan het subsidiejaar: minimaal 7 dagen aaneensluitend en minimaal 30 deelnemers200 punten
Per gevolgde bijscholing in het kalenderjaar voorafgaand aan het subsidiejaar.1 punt (max.10 punten)
Vereniging is een vzw.15 punten

 

 

 Lees het volledige reglement hier nog eens na

Socio-culturele verenigingen

Instapvoorwaarden

  • Voldoen aan de algemene voorwaarden voor subsidiering conform Artikel 2.
  • Het aanleveren van een ledenlijst, dit kan zijn
    • Ledenlijst van individuele leden inclusief functie en/of aangesloten verenigingen
    • Aangesloten leden en aantal bezoekers bij georganiseerde toonmomenten (bv. toneelvereniging, fanfare…)

    • Aangesloten leden en aantal

      Per activiteit enkel toegankelijk voor leden in het kalenderjaar voorafgaand aan het subsidiejaar.

      5 punten

      (max. 100 punten)

      Per lessenreeks van minimaal 5 sessies in het kalenderjaar voorafgaand aan het subsidiejaar.25 punten
      Per open activiteit in het kalenderjaar voorafgaand aan het subsidiejaar.30 punten
      Per bezoek aan huis voor kansengroepen tijdens het kalenderjaar voorafgaand aan het subsidiejaar.

      1 punt

      (max. 500 punten)

      Per gevolgde vorming/bijscholing in het kalenderjaar voorafgaand aan het subsidiejaar.

      5 punten

      (max 100 punten)

      Het hebben van een structurele werking in het kalenderjaar voorafgaand aan het subsidiejaar rond:

      • Gelijkheid en participatie van kansengroepen: 
        per lid dat gebruik maakt van de participatiepas.
      • Het aanbieden van een ondersteuningstraject taal: 
        - voldoen aan de definitie 
        - duurzaam aanbod (minimaal 3 sessies) 
        - minimaal 5 deelnemers per traject 
        - traject voorafgaand voorleggen aan de gemeentelijke administratie
      • 10 punten
        (max. 100 punten)
      • 50 punten/traject
        (max. 100 punten)
 Lees het volledige reglement hier nog eens na

Projectsubsidies

Projectsubsidies zijn bedoeld om verenigingen te stimuleren om waardevolle initiatieven te ontwikkelen en uit te voeren binnen thema's die aansluiten bij ons gemeentelijk meerjarenplan. In 2025 en 2026 zijn dat:

Sociaal & open

Beoordelingssleutels

  • Algemene score projectdossier
  • Vernieuwend/innovatief karakter (voor de vereniging/ Dilbeek/ Regio)
  • Samenwerking
  • Toegankelijkheid (fysieke en andere vormen)
  • Verankering (project kan meerdere jaren impact hebben op de werking)
  • Realistisch
  • Kansengroepen bereiken
  • Betrokkenheid (van de eigendoelgroep)
  • Verbinding (het project verbindt mensen)
  • Voorbeeldwaarde (kan anderen inspireren)
  • Communicatie(plan)
Vraag hier meteen de subsidie aan

Duurzaamheid

Beoordelingssleutels

  • Algemene score projectdossier
  • Vernieuwend/innovatief karakter (voor de vereniging/ Dilbeek/ Regio)
  • Duurzaamheid (milieu impact)
  • Samenwerking
  • Verankering (project kan meerdere jaren impact hebben op de werking)
  • Realistisch
  • Voorbeeldwaarde (kan anderen inspireren)
  • Communicatie(plan)
Vraag hier meteen de subsidie aan

Vrijwilligersbeleid

Beoordelingssleutels

  • Algemene score projectdossier
  • Vernieuwend/innovatief karakter (voor de vereniging/ Dilbeek/ Regio)
  • Samenwerking
  • Verankering (project kan meerdere jaren impact hebben op de werking)
  • Realistisch
  • Betrokkenheid (van de eigen doelgroep)
  • Verbinding (het project verbindt mensen)
  • Voorbeeldwaarde (kan anderen inspireren)
  • Communicatie(plan)
Vraag hier meteen de subsidie aan

Per kalenderjaar zijn er twee indienmomenten voor projectsubsidieaanvragen:

  • 1 april voor projecten tijdens het najaar van het lopende subsidiejaar,
  • 1 oktober voor projecten tijdens het voorjaar volgend op het subsidiejaar
Jury
  • De ingediende projectsubsidieaanvragen worden, volgens vooropgestelde criteria, beoordeeld door een jury.
  • De jury is samengesteld uit 3 burgers, 2 interne juryleden van Groep Dilbeek en een waarnemend politiek afgevaardigde.
  • Elke burger (vanaf 18 jaar), kan zich kandidaat stellen als jurylid, op basis van een motiveringsbrief.
  • Juryleden zetelen voor twee kalenderjaren.

Subsidiereglement

Ontdek de voorwaarden, criteria en manier van aanvragen hier

Helpdesk

Lukt het niet om je aan te melden of de gegevens online in te vullen?

Onze medewerkers aan de Onthaalbalie Vrijetijd/Bibliotheek staan je graag bij om deze aanvraag samen te doorlopen.

Westrand, Kamerijklaan 46, Dilbeek
02 466 20 30
info@westrand.be

Maandag t.e.m. vrijdag van 9 tot 12.30 uur en van 13.30 tot 17.30 uur
Zaterdag van 9 tot 12.30 uur
Zondag gesloten

Hoe kan ik me voorbereiden op mijn aanvraag?

Lees het subsidiereglement er nog eens op na.

Hier vind je een ingevuld voorbeeldformulier. Neem dit vooraf door zodat je over alle gevraagde en correcte informatie beschikt. 

Zijn er onduidelijkheden, check deze FAQ-lijst. Mogelijks biedt deze al een antwoord op je vraag.

Bekijk ook de beoordelingssleutels, deze komen overeen met de gestelde vragen in het aanvraagformulier (detail) die de jury zal gebruiken voor de beoordeling van jouw dossier.
 

Waar kan ik het aanvraagformulier vinden?

De aanvraag kan enkel online. ( Vraag aan via juiste thema!)

Op de gemeentelijke website vind je alle ondersteuningsvormen terug.
 

Tot wanneer (datum/uur) kan ik een dossier indienen?

De uiterste indiendatum voor een projectsubsidie staat aangegeven op de website. Aanvraagdossiers waarvoor je een automatische bevestigingsmail krijgt op de uiterste indiendatum om 23.59 uur (Belgische tijd) zijn geldig.

De bevestigingsmail toont aan dat we jouw dossier ontvangen hebben.
 

Hoe kan ik aanmelden?

Je kan op verschillende manieren aanmelden (eID)

Wat vul ik in als maatschappelijke zetel?

Is jouw vereniging een vzw (vereniging zonder winstoogmerk) dan vul je de maatschappelijke zetel in. Dit is het juridisch officiële adres van jouw rechtspersoon, zoals bepaald in de statuten.

Vertegenwoordig je een feitelijke vereniging (zonder rechtspersoon), dan vul je het administratief adres in. Hier ontvang je standaard alle communicatie voor jouw vereniging.

Wat vul ik in als vestiging?

NVT (niet van toepassing), dit mag je dus overslaan. De software maakt deel uit van een generiek proces, dit gedeelte kan jammer genoeg niet weggehaald worden.

IBAN-rekeningnummer?

Enkel een rekeningnummer op naam van de vereniging is toegelaten.

Het IBAN-nummer vind je terug op je bankkaart van de vereniging of via de bankapp. Het  bestaat uit 16 tekens, 2 letters als landcode (BE), 2 controlecijfers en het rekeningnummer zonder spaties of streepjes (bv BE68 5390 0754 7034)

Mag ik als feitelijke vereniging een persoonlijke bankrekening opgeven?

Neen. Ook als feitelijke vereniging moet je een rekening openen op naam van de vereniging.  Het niet toegelaten een rekening op naam van één van de leden van de feitelijke vereniging te gebruiken.

Bij het openen van een rekening zal de bank wellicht vragen dat meerdere leden van de vereniging, ten persoonlijke titel, deze rekening gezamenlijk openen en beheren. Hiervoor zal je (bank)statuten moeten ondertekenen. 

Hou er rekening mee dat vanuit fiscaal standpunt het belangrijk is te weten dat voor de fiscus een “feitelijke vereniging” eigenlijk niet bestaat. In principe zijn het dus de leden die belast zouden kunnen worden op de eventuele inkomsten van de vereniging!

De invulvelden zijn te klein (max 2000 tekens), wat nu?

We hebben deze bewust beperkt gehouden, vanuit het gevraagde KISS (Keep It Super Simpel) vragen we dan ook geen lange prozateksten maar “korte & klare” informatie.

Indien nodig kan je wel nog steeds een document met bijkomende informatie (flyer, presentatie,…) opladen via het tabblad documenten. 

Hoeveel financiële steun kan ik maximaal aanvragen?

De subsidie kan maximaal €5.000 per project toegewezen krijgen. Het is echter niet zo dat het bedrag dat je aanvraagt ook effectief wordt toegekend. De jury zal het budget zeker aan een “realiteitscheck” onderwerpen. Bekijk de rubriek ‘selectiecriteria’ van de projectoproep waarvoor u een aanvraagdossier wilt indienen.

Hoe gedetailleerd dient het budget te zijn?

Maak een realistische begroting op, beschik je al over detailinfo o.b.v. offertes/tarievenlijst dan mag dit zeker opgenomen worden bv. 

Type uitgave/inkomst     bv Huur materiaal 
Hier werd een meerkeuzemenu voorzien, staat het type er niet tussen vul je andere in. 

Bedrag             € 475
Rond de getalen af tot eenheid, gebruik geen bedragen na de komma. 

Toelichting         Huur geluidsinstallatie - Firma X
Korte omschrijving van de inkomst/uitgave

Kan ik wijzigingen aanbrengen zolang het aanvraagformulier niet werd ingediend?

Ja. Je kan teruggaan in de tabbladen om aanpassingen te doen.

Opgelet! Ben je een tabblad aan het invullen en keer je terug dan zullen de gegevens niet opgeslagen worden! Zorg dus dat je eerst naar de volgende pagina gaat, pas op dit moment worden de gegevens opgeslagen!

Ik heb alle velden ingevuld, is mijn aanvraag hiermee afgerond?

Neen, via tabblad 6 (Overzicht) kan je nog eens rustig al jouw antwoorden nalezen. 

Jouw aanvraag is pas definitief geregistreerd nadat je onderaan de pagina op de knop “Indienen” hebt geklikt.
 

Hoe weet ik dat mijn aanvraag werd verstuurd?

Na het indienen krijg je een succespagina te zien en ontvangt de aanvrager een bevestigingsmail met uur en datum van indienen.
 

Hoe verloopt onze aanvraag verder?

De gemeentelijke administratie zal de aanvraag verder verwerken. 

De ingediende projectsubsidieaanvragen worden, volgens vooropgestelde criteria, beoordeeld door een jury. Deze is samengesteld uit 3 burgers, 2 interne juryleden van Groep Dilbeek en een waarnemend politiek afgevaardigde.

Juryleden zetelen voor twee kalenderjaren.
 

Waarvoor dienen de selectiecriteria en zijn die voor elk thema hetzelfde?

Omdat de projectvoorstellen zo goed mogelijk zouden passen bij de doelstellingen van het thema, worden er selectiecriteria vastgelegd. De selectiecriteria vormen voor de jury een handig instrument om tot een objectieve beoordeling te komen. 

Het systeem waarborgt dat de gemeente Dilbeek de meest geschikte projecten steunt.

Worden de projecten geëvalueerd?

Na afloop van het project moeten verenigingen hierover rapporteren. Dit kan onder meer via een persbericht, -artikel, een nieuwsitem op de website of sociale media van de vereniging, een promofilm, ... 

Daarnaast zal een beknopt financieel overzicht worden opgevraagd.

Ons project werd niet geselecteerd, wat nu?

De gemeente Dilbeek werkt met een onafhankelijke jury om partijdigheid of voorkeursbehandeling uit te sluiten. 
Betwistingen betreffende de toepassing van het subsidiereglement worden aanhangig gemaakt bij het college van burgemeester en schepenen, dat ter zake binnen de termijn van één maand een gemotiveerde beslissing neemt. De gemotiveerde betwisting moet ingediend worden via het online formulier op de gemeentelijke website.