Basissubsidie verenigingen & organisatoren

Bedoeld om de basiswerking van verenigingen te ondersteunen. Via een puntensysteem stimuleren we verenigingen in de verschillende domeinen (jeugd, sport, socio-cultureel en evenementen) om hun werking te versterken. Het aantal benodigde bewijsstukken is hierbij tot een minimum beperkt waardoor een pak administratie wegvalt.

De vereniging dient haar basissubsidieaanvraag in via de website van de gemeente Dilbeek vóór 1 april van het kalenderjaar waarvoor zij subsidies aanvraagt.
Handleiding basissubsidieaanvraag

Sportverenigingen

Instapvoorwaarden en punten

Instapvoorwaarden
  • Voldoen aan de algemene voorwaarden voor subsidiering conform Artikel 2.
  • Structurele werking gedurende een minimale periode van 25 weken per jaar.
  • Aangesloten zijn bij een erkende Vlaamse sportfederatie.
  • Aanleveren van een ledenlijst (met minimaal naam vereniging, naam lid, functie, gender,
    geboortedatum en postcode/gemeente), bevestigd door een erkende Vlaamse sportfederatie.
  • Ten minste 50% van de leden (aangesloten bij een erkende Vlaamse sportfederatie) moet in
    Dilbeek wonen. Dit percentage moet geleidelijk verhoogd worden tot ten minste 55% in het
    subsidiejaar 2027 en 60% vanaf het jaar 2028.
  • Aanwezigheid van jeugdwerking.
Punten
Per Dilbeeks volwassen lid (vanaf18 jaar), aangesloten bij een erkende sportfederatie bij indiening van het subsidiedossier1 punt
Per Dilbeeks jeugdlid (-18 jaar)aangesloten bij een erkende sportfederatie bij indiening van het subsidiedossier3 punten
Per behaald trainersdiploma door een lid dat actief is binnen de vereniging in het kalenderjaar voorafgaand aan het subsidiejaar.
Graduele puntenopbouw volgens het VTS-opleidingsmodel. Voor diploma's op gevorderd- of expertniveau is een aanvullende engagementverklaring vereist van de gecertificeerde trainer(s).		25 punten Instap
50 punten Basis
65 punten Gevorderde
75 puntenExpert
Per gevolgde bijscholing in het kalenderjaar voorafgaand aan het subsidiejaar.5 punten
Per georganiseerde activiteit die niet behoort tot de reguliere werking van de sportvereniging, gericht naar niet-leden.30 punten
Het hebben van een structurele werking in het kalenderjaar voorafgaand aan het subsidiejaar rond: 
  • G-sport:
    De (G-)sportclub heeft minimaal 5 leden met een verstandelijke en/of psychische kwetsbaarheid en/of autisme en/of een chronische aandoening. En/of de (G-)sportclub heeft minimaal 3 leden met een fysieke en/of een auditieve en/of een visuele handicap.
100 punten
  • Gelijkheid en participatie van kansengroepen: 
    Per lid dat gebruik maakt van de Participatiepas.

10 punten/lid

(max. 100 punten)

  • Levenslang sporten en bewegen: doelgroep 55-plussers:
    minimaal 5 leden
    minimaal 10 leden

50 punten
100 punten
  • Het aanbieden van minimaal één sportkamp van minimaal 5 dagen aaneensluitend voor minimaal 15 deelnemers
100 punten
  • Het aanbieden van een ondersteuningstraject taal:
    - voldoen aan de definitie
    - duurzaam aanbod(minimaal 10 sessies)
    - minimaal 10 deelnemers per traject
    - traject voorafgaand voorleggen aan de gemeentelijke administratie

50 punten/traject

(max. 100 punten)

 https://www.dilbeek.be/sites/default/files/public/Vrije-Tijd/Reglementen/202405…
Vraag hier meteen je basissubsidie aan als sportvereniging

Jeugdverenigingen

Instapvoorwaarden en punten

Instapvoorwaarden
  • Voldoen aan de algemene voorwaarden voor subsidiering conform Artikel 2.
  • Structurele werking gedurende een minimale periode van 25 weken per jaar.
  • Aanwezigheid jeugdwerking waarbij een meerderheid in het bestuur jonger dan 26 jaar is.
  • Aanleveren van een ledenlijst (met minimaal naam vereniging, naam lid, functie, gender,
    geboortedatum en postcode/gemeente), indien aangesloten, bevestigd door de koepelorganisatie.
  • Ten minste 50% van de leden moet in Dilbeek wonen. Dit percentage moet geleidelijk verhoogd
    worden tot ten minste 55% in het subsidiejaar 2027 en 60% vanaf het jaar 2028.
Punten
Voor jeugdbewegingen: per Dilbeeks lid op het moment van indiening van het subsidiedossier.1 punt
Voor jeugdhuiswerkingen: per Dilbeeks bestuurslid.

1 punt

(max. 15 punten)

Per behaald attest kadervorming in het kalenderjaar voorafgaand aan het subsidiejaar dooreen lid dat actief is binnen het bestuur. Graduele puntenopbouw volgens het kadervormingstraject dat gelopen werd.

5 punten animator

10 punten hoofdanimator

15 punten instructeur jeugdwerk

Aansluiting bij een erkende koepelorganisatie.20 punten

Het hebben van specifieke aandacht voor bepaalde doelgroepen via een structurele werking in het kalenderjaar voorafgaand aan het subsidiejaar rond:

  • Kinderen en/of jongeren met een fysieke of verstandelijke beperking 
    - minimaal 5 leden.
  • Gelijkheid en participatie van kansengroepen: 
    per lid dat gebruik maakt van de participatiepas of dat gebruik maakt van een eigen initiatief om kinderen en/of jongeren in armoede te ondersteunen op vlak van uniform, deelname uitstappen,...
  • Het aanbieden van een ondersteuningstraject taal: 
    - voldoen aan de definitie 
    - duurzaam aanbod (minimaal 5 sessies) 
    - minimaal 5 deelnemers per traject 
    - traject voorafgaand voorleggen aan de gemeentelijke administratie

 


10 punten

10 punten

 

10 punten/reeks

(max. 20 punten)

Het aanbieden van een kamp voor de leden in het kalenderjaar voorafgaand aan het subsidiejaar: minimaal 7 dagen aaneensluitend en minimaal 30 deelnemers200 punten
Per gevolgde bijscholing in het kalenderjaar voorafgaand aan het subsidiejaar.1 punt (max.10 punten)
Vereniging is een vzw.15 punten

 

 

 Lees het volledige reglement hier nog eens na
Vraag hier meteen je basissubsidie aan als jeugdvereniging

Socio-culturele verenigingen

Instapvoorwaarden en punten

Instapvoorwaarden

  • Voldoen aan de algemene voorwaarden voor subsidiering conform Artikel 2.
  • Het aanleveren van een ledenlijst, dit kan zijn
    • Ledenlijst van individuele leden inclusief functie en/of aangesloten verenigingen
    • Aangesloten leden en aantal bezoekers bij georganiseerde toonmomenten (bv. toneelvereniging, fanfare…)

    • Aangesloten leden en aantal

      Per activiteit enkel toegankelijk voor leden in het kalenderjaar voorafgaand aan het subsidiejaar.

      5 punten

      (max. 100 punten)

      Per lessenreeks van minimaal 5 sessies in het kalenderjaar voorafgaand aan het subsidiejaar.25 punten
      Per open activiteit in het kalenderjaar voorafgaand aan het subsidiejaar.30 punten
      Per bezoek aan huis voor kansengroepen tijdens het kalenderjaar voorafgaand aan het subsidiejaar.

      1 punt

      (max. 500 punten)

      Per gevolgde vorming/bijscholing in het kalenderjaar voorafgaand aan het subsidiejaar.

      5 punten

      (max 100 punten)

      Het hebben van een structurele werking in het kalenderjaar voorafgaand aan het subsidiejaar rond:

      • Gelijkheid en participatie van kansengroepen: 
        per lid dat gebruik maakt van de participatiepas.
      • Het aanbieden van een ondersteuningstraject taal: 
        - voldoen aan de definitie 
        - duurzaam aanbod (minimaal 3 sessies) 
        - minimaal 5 deelnemers per traject 
        - traject voorafgaand voorleggen aan de gemeentelijke administratie
      • 10 punten
        (max. 100 punten)
      • 50 punten/traject
        (max. 100 punten)
 Lees het volledige reglement hier nog eens na
Vraag hier meteen je basissubsidie aan als socio-culturele vereniging

Grote festiviteiten

Instapvoorwaarden en punten

Instapvoorwaarden

  • Voldoen aan de algemene voorwaarden voor subsidiering conform Artikel 2.
  • Het is een eendaags of meerdaags evenement, vaak periodiek weerkerend, met een inhoudelijk aanbod van artistieke, creatieve, educatieve en/of sportieve activiteit(en) met een grote beleveniswaarde.
  • Het evenement staat op zichzelf en hangt niet vast aan een groter organisatorisch geheel.
  • Het evenement heeft een aanwijsbaar financieel risico.
  • Het evenement overstijgt de werking van een buurt, straat of wijkfeest.
  • Het evenement heeft geen politiek, religieus, ideologisch of commercieel karakter.
  • Het evenement vertegenwoordigt het Vlaams karakter van Dilbeek.
  • Vermelden van het Dilbeek logo.
  • Verplichting om in de UIT-databank aanwezig te zijn.

 

Het hebben van een voordeeltarief of gratis toegang voor bezoekers in het kalenderjaar voorafgaand aan het subsidiejaar. 15 punten 
Specifieke maatregelen om de toegankelijkheid voor mensen met een fysieke beperking te verbeteren in het kalenderjaar voorafgaand aan het subsidiejaar. 5 punten 
Per schijf van €100 aan securitykosten in het kalenderjaar voorafgaand aan het subsidiejaar. 1 punt (max. 50 punten) 
Per maatregel of actie die genomen werd om bezoekers aan te moedigen om zich op een milieubewuste manier naar het evenement te verplaatsen in het kalenderjaar voorafgaand aan het subsidiejaar. 5 punten (max. 20 punten) 
Per maatregel of actie die genomen wordt om de afvalberg ten gevolge van het evenement zo klein mogelijk te houden in het kalenderjaar voorafgaand aan het subsidiejaar. 5 punten (max. 15 punten) 
De organisator steunt of werkt samen met duurzaamheidsorganisaties in het kalenderjaar voorafgaand aan het subsidiejaar of bij indiening van het subsidiedossier. 3 punten/ samenwerking Vanaf 2 samenwerkingen 5 punten 
Per preventieve maatregel rond alcohol, drugs & grensoverschrijdend gedrag in het kalenderjaar voorafgaand aan het subsidiejaar. 3 punten (max. 15 punten) 
Per maatregel om schade aan de gezondheid van bezoekers te beperken in het kalenderjaar voorafgaand aan het subsidiejaar. 2 punten (max. 10 punten) 
Actieve leden van de organisatie hebben attesten of diploma’s met organisatorische waarde bij indiening van het subsidiedossier. Diploma: 5 punten Attest: 2 punten (max. 10 punten) 
Per verkoop van een Dilbeeks streekproduct op het evenement in het kalenderjaar voorafgaand aan het subsidiejaar of bij indiening van het subsidiedossier. 2 punten (max. 6 punten) 
Per Dilbeekse ondernemer of vereniging die betrokken wordt bij het evenement in het kalenderjaar voorafgaand aan het subsidiejaar of bij indiening van het subsidiedossier. 2 punten (max. 6 punten) 
Per lokale artiest die betrokken wordt bij het evenement in het kalenderjaar voorafgaand aan het subsidiejaar. 2 punten (max. 8 punten) 
Per schijf van €500 van de programmatiekost of in geval van een sportevenement het startgeld in het kalenderjaar voorafgaand aan het subsidiejaar. 1 punt (max 50 punten) 
Per samenwerking met een andere organisatie om het programma in te vullen (een samenwerking met een boekingskantoor valt hier niet onder) in het kalenderjaar voorafgaand aan het subsidiejaar of bij indiening van het subsidiedossier. 5 punten (max 10 punten) 
Per educatief luik in het kalenderjaar voorafgaand aan het subsidiejaar. (Er wordt actief iets aangeleerd aan de bezoeker op het evenement (bv panelgesprek, workshops,…. Educatie kan ook centraal staan als programma van een evenement) 5 punten (max 10 punten) 
Vraag hier meteen je basissubsidie aan als organisator van grote festiviteiten

Gemeenschapsevenementen

Instapvoorwaarden en punten

Instapvoorwaarden

  • Voldoen aan de algemene voorwaarden voor subsidiering conform Artikel 2.
  • Het doel van het evenement is de sociale samenhang in de straat of buurt te versterken.
  • Er nemen minstens 40 mensen uit de wijk, buurt of straat deel.
  • Het evenement moet zich richten naar en toegankelijk zijn voor alle inwoners van de straat, buurt of wijk.
  • Het evenement heeft geen politiek, religieus, ideologisch of commercieel karakter.
  • Het evenement vertegenwoordigt het Vlaams karakter van Dilbeek.
  • De organisatie getuigt van een grote zelfstandigheid, ook al maakt het deel uit van een groter organisatorisch geheel.
  • Vermelden van het Dilbeek logo.
Per extra persoon bovenop de verplichtte 40 personen in het kalenderjaar voorafgaand aan het subsidiejaar. 1 punt (max. 60 punten) 
Er wordt catering (eten en drank) voorzien op het evenement in het kalenderjaar voorafgaand aan het subsidiejaar. 10 ptn 
Per extra activiteit die doorheen het jaar wordt georganiseerd met de buurt in het kalenderjaar voorafgaand aan het subsidiejaar. 5 punten (max. 10 punten) 
Er is een culturele of sportieve activiteit aanwezig op het evenement in het kalenderjaar voorafgaand aan het subsidiejaar. 5 punten 
Er is een optreden van een lokale artiest(en) op het evenement in het kalenderjaar voorafgaand aan het subsidiejaar. 5 punten 
Vraag hier meteen je basissubsidie aan als organisator van een gemeenschapsevenement

Subsidiereglement

Ontdek de voorwaarden, criteria en manier van aanvragen hier

Helpdesk

Lukt het niet om je aan te melden of de gegevens online in te vullen?

Onze medewerkers aan de Onthaalbalie Vrijetijd/Bibliotheek staan je graag bij om deze aanvraag samen te doorlopen.

Westrand, Kamerijklaan 46, Dilbeek
02 466 20 30
info@westrand.be

Maandag t.e.m. vrijdag van 9 tot 12.30 uur en van 13.30 tot 17.30 uur
Zaterdag van 9 tot 12.30 uur
Zondag gesloten

Hoe kan ik me voorbereiden op mijn aanvraag?

Lees het subsidiereglement er nog eens op na.

Hier vind je een ingevuld voorbeeldformulier. Neem dit vooraf door zodat je over alle gevraagde en correcte informatie beschikt. 

Zijn er onduidelijkheden, check deze FAQ-lijst. Mogelijks biedt deze al een antwoord op je vraag.

Bekijk ook de beoordelingssleutels, deze komen overeen met de gestelde vragen in het aanvraagformulier (detail) die de jury zal gebruiken voor de beoordeling van jouw dossier.
 

Waar kan ik het aanvraagformulier vinden?

De aanvraag kan enkel online. ( Vraag aan via juiste thema!)

Op de gemeentelijke website vind je alle ondersteuningsvormen terug.
 

Tot wanneer (datum/uur) kan ik een dossier indienen?

De uiterste indiendatum voor een projectsubsidie staat aangegeven op de website. Aanvraagdossiers waarvoor je een automatische bevestigingsmail krijgt op de uiterste indiendatum om 23.59 uur (Belgische tijd) zijn geldig.

De bevestigingsmail toont aan dat we jouw dossier ontvangen hebben.
 

Hoe kan ik aanmelden?

Je kan op verschillende manieren aanmelden (eID)

Wat vul ik in als maatschappelijke zetel?

Is jouw vereniging een vzw (vereniging zonder winstoogmerk) dan vul je de maatschappelijke zetel in. Dit is het juridisch officiële adres van jouw rechtspersoon, zoals bepaald in de statuten.

Vertegenwoordig je een feitelijke vereniging (zonder rechtspersoon), dan vul je het administratief adres in. Hier ontvang je standaard alle communicatie voor jouw vereniging.

Wat vul ik in als vestiging?

NVT (niet van toepassing), dit mag je dus overslaan. De software maakt deel uit van een generiek proces, dit gedeelte kan jammer genoeg niet weggehaald worden.

IBAN-rekeningnummer?

Enkel een rekeningnummer op naam van de vereniging is toegelaten.

Het IBAN-nummer vind je terug op je bankkaart van de vereniging of via de bankapp. Het  bestaat uit 16 tekens, 2 letters als landcode (BE), 2 controlecijfers en het rekeningnummer zonder spaties of streepjes (bv BE68 5390 0754 7034)

Mag ik als feitelijke vereniging een persoonlijke bankrekening opgeven?

Neen. Ook als feitelijke vereniging moet je een rekening openen op naam van de vereniging.  Het niet toegelaten een rekening op naam van één van de leden van de feitelijke vereniging te gebruiken.

Bij het openen van een rekening zal de bank wellicht vragen dat meerdere leden van de vereniging, ten persoonlijke titel, deze rekening gezamenlijk openen en beheren. Hiervoor zal je (bank)statuten moeten ondertekenen. 

Hou er rekening mee dat vanuit fiscaal standpunt het belangrijk is te weten dat voor de fiscus een “feitelijke vereniging” eigenlijk niet bestaat. In principe zijn het dus de leden die belast zouden kunnen worden op de eventuele inkomsten van de vereniging!

De invulvelden zijn te klein (max 2000 tekens), wat nu?

We hebben deze bewust beperkt gehouden, vanuit het gevraagde KISS (Keep It Super Simpel) vragen we dan ook geen lange prozateksten maar “korte & klare” informatie.

Indien nodig kan je wel nog steeds een document met bijkomende informatie (flyer, presentatie,…) opladen via het tabblad documenten. 

Hoeveel financiële steun kan ik maximaal aanvragen?

De subsidie kan maximaal €5.000 per project toegewezen krijgen. Het is echter niet zo dat het bedrag dat je aanvraagt ook effectief wordt toegekend. De jury zal het budget zeker aan een “realiteitscheck” onderwerpen. Bekijk de rubriek ‘selectiecriteria’ van de projectoproep waarvoor u een aanvraagdossier wilt indienen.

Hoe gedetailleerd dient het budget te zijn?

Maak een realistische begroting op, beschik je al over detailinfo o.b.v. offertes/tarievenlijst dan mag dit zeker opgenomen worden bv. 

Type uitgave/inkomst     bv Huur materiaal 
Hier werd een meerkeuzemenu voorzien, staat het type er niet tussen vul je andere in. 

Bedrag             € 475
Rond de getalen af tot eenheid, gebruik geen bedragen na de komma. 

Toelichting         Huur geluidsinstallatie - Firma X
Korte omschrijving van de inkomst/uitgave

Kan ik wijzigingen aanbrengen zolang het aanvraagformulier niet werd ingediend?

Ja. Je kan teruggaan in de tabbladen om aanpassingen te doen.

Opgelet! Ben je een tabblad aan het invullen en keer je terug dan zullen de gegevens niet opgeslagen worden! Zorg dus dat je eerst naar de volgende pagina gaat, pas op dit moment worden de gegevens opgeslagen!

Ik heb alle velden ingevuld, is mijn aanvraag hiermee afgerond?

Neen, via tabblad 6 (Overzicht) kan je nog eens rustig al jouw antwoorden nalezen. 

Jouw aanvraag is pas definitief geregistreerd nadat je onderaan de pagina op de knop “Indienen” hebt geklikt.
 

Hoe weet ik dat mijn aanvraag werd verstuurd?

Na het indienen krijg je een succespagina te zien en ontvangt de aanvrager een bevestigingsmail met uur en datum van indienen.
 

Hoe verloopt onze aanvraag verder?

De gemeentelijke administratie zal de aanvraag verder verwerken. 

De ingediende projectsubsidieaanvragen worden, volgens vooropgestelde criteria, beoordeeld door een jury. Deze is samengesteld uit 3 burgers, 2 interne juryleden van Groep Dilbeek en een waarnemend politiek afgevaardigde.

Juryleden zetelen voor twee kalenderjaren.
 

Waarvoor dienen de selectiecriteria en zijn die voor elk thema hetzelfde?

Omdat de projectvoorstellen zo goed mogelijk zouden passen bij de doelstellingen van het thema, worden er selectiecriteria vastgelegd. De selectiecriteria vormen voor de jury een handig instrument om tot een objectieve beoordeling te komen. 

Het systeem waarborgt dat de gemeente Dilbeek de meest geschikte projecten steunt.

Worden de projecten geëvalueerd?

Na afloop van het project moeten verenigingen hierover rapporteren. Dit kan onder meer via een persbericht, -artikel, een nieuwsitem op de website of sociale media van de vereniging, een promofilm, ... 

Daarnaast zal een beknopt financieel overzicht worden opgevraagd.

Ons project werd niet geselecteerd, wat nu?

De gemeente Dilbeek werkt met een onafhankelijke jury om partijdigheid of voorkeursbehandeling uit te sluiten. 
Betwistingen betreffende de toepassing van het subsidiereglement worden aanhangig gemaakt bij het college van burgemeester en schepenen, dat ter zake binnen de termijn van één maand een gemotiveerde beslissing neemt. De gemotiveerde betwisting moet ingediend worden via het online formulier op de gemeentelijke website.