Het lokaal bestuur kiest resoluut voor elektronische facturatie. Dit zorgt voor een efficiëntiewinst, zowel in onze organisatie als in die van onze leveranciers en partners.
Wat is een elektronische factuur?
Een e-factuur of e-invoice is een digitaal bestand dat is opgemaakt volgens een vaste structuur.
Europa ontwikkelde hiervoor het platform Peppol. Een beveiligd netwerk om bestanden, zoals bijvoorbeeld een e-factuur of andere zakelijke documenten, uit te wisselen. Om toegang te krijgen tot het Peppol-netwerk moet je via een accespoint werken.
PDF-facturen kunnen niet automatisch verwerkt worden. Daarom zijn PDF-facturen niet hetzelfde als e-facturen!
Voordelen van een e-factuur:
- snelle en automatische verwerking
- geen risico op verlies
- snellere betaling van je factuur
- geen kosten voor papier of verzending
- minder tijdsintensief
- goedkoper
Deadlines
De invoering van het Koninklijk besluit 'E-invoicing' van 9 maart 2022 verplicht leveranciers om e-facturen te versturen aan de overheid (Europese, federale, Vlaamse en lokale besturen) in overeenstemming met de Peppol-modaliteiten. Dit is sinds 1 november 2022 al van kracht voor overheidsopdrachten die Europees werden gepubliceerd. Sinds 1 mei 2023 is dit ook verplicht voor nieuwe contracten boven € 30.000 (excl. BTW).
Vanaf 1 maart 2024 wordt elektronisch factureren aan de overheid echter algemeen verplicht voor ALLE contracten met een waarde vanaf € 3.000 (excl. BTW).
Als je dus als handelaar wil blijven leveren aan de gemeente of het OCMW, en bij uitbreiding aan alle andere overheden, moet je vanaf 1 maart factureren via Peppol.
Ik wil starten met e-facturatie
Met welk systeem werkt jouw bedrijf nu? Klik op onderstaande link en ontdek hoe je kan overstappen naar elektronische facturen.
Heb je nog geen toepassing om e-facturen te maken? Dan kan je gebruik maken van het Mercuriusportaal van de overheid.
Welke info moet je factuur aan de gemeente bevatten?
- Vermeld steeds het juiste btw-percentage (bv. medecontractant, kleine onderneming, vrijstelling o.b.v. art. 44 WBTW)
- BTW nummer van de verkoper
- BTW of KBO nummer van de gemeente / OCMW / Politie / Kinderopvang
- IBAN nummer van de verkoper
- Vermeld steeds het bestelbonnummer via het veld "order reference" of "PO-nummer"
- Omschrijving en datum van dienst/levering
- Stuur per bestelbon een afzonderlijke factuur
Zorg ervoor dat het XML-bestand alle gegevens bevat. Doe je dit niet, dan raden wij jou aan om de originele PDF mee te sturen bij de e-factuur.
Verstuur je factuur slechts éénmaal via e-facturatie. Facturen of duplicaten op papier en via e-mail worden niet behandeld.
