Tips & Tricks

Organiseer je een evenement dan produceer je waarschijnlijk ook afval. Je staat zelf om het terrein of gebouw waar je evenement doorgaat proper achter te laten. Om je impact op het milieu (en de opkuis) te verminderen is het dus verstandig om zo weinig mogelijk afval te produceren. Hier zijn enkele tips om je op weg te helpen:

1. Vermijd single-use-plastics

De bekendste maatregel (en ondertussen ook een verplichte!) is het verbod op wegwerpbekers. In plaats daarvan kan je gebruik maken van herbruikbare wisselbekers. Je kan deze zelf aankopen of je kan er lenen/huren bij een externe partner zoals bijvoorbeeld: Intradura, Provinciale uitleendienst of Vijverfestival*. Meer gedetailleerde info over het inzetten van een systeem rond herbruikbare bekers kan je hier terugvinden.

Naast herbruikbare bekers kan je ook inzetten op herbruikbaar cateringmateriaal zoals borden en bestek. Daar kan je hier meer info over terugvinden.

2. Upcycling

Zorg ervoor dat je materiaal zo veel mogelijk hergebruikt in alle vormen. Zo kan je van afgedankt hout wegwijzers en signalisatie knutselen. Je kan ook oude blikken versieren en er assenpotten van maken. Alles is mogelijk, van bloembakken tot outdoor-salons. Voor inspiratie en begeleiding kan je terecht bij De Maakhangaar.

3. Eco-team & voldoende vuilbakken en assenpotten

Houd je terrein of lokaal proper en verminder je opkuis achteraf door in te zetten op voldoende vuilbakken en assenpotten te plaatsen op je terrein. Als je een groot evenement hebt waar er veel afval geproduceerd wordt kan je inzetten op een eco-team. Het eco-team is verantwoordelijk om volle vuilzakken te vervangen en zwerfvuil op te rapen. Je kan ze bijkomend ook bewapenen met een draagbare vuilniszak om

*Vijverfestival leent ook hun jetons, jetonbakken, bekers, paletten of ijzeren reclameborden uit in ruil voor een shift van je vereniging op hun evenement.

Billijke vergoeding & sabam zijn sinds 1 januari 2020 samengebracht onder Unisono zodat organisatoren slechts één licentie moeten aanvragen. Dien de aanvraag minstens vijf dagen vóór uw evenement in. Dat kan je hier doen.

Billijke vergoeding moet je betalen als je gebruik maakt van opgenomen muziek. Dit moet dus niet als er enkel live muziek gespeeld wordt. Let op: als je een concert organiseert maar je speelt voor of na de band(s) hun optreden opgenomen muziek af om het publiek te entertainen moet je ook billijke vergoeding betalen.

Voor extra info over Billijke vergoeding kan je hier terecht.

Sabam betaal je voor auteursrechtelijk beschermde muziekstukken die beheerd worden door Sabam. Dit betaal je wanneer je muziek (live of opgenomen) laat horen. In geval van een privéfuif of als je geen inkom vraagt moet je ook Sabam betalen. Enkel als je een cd of plaat met je gezinsleden beluistert, hoef je geen auteursrechten te betalen. Beschermende werken kunnen zonder vergoeding gebruikt worden tijdens familiefeesten. Tenminste: voor zover er geen toegangsgeld wordt gevraagd.

Voor extra info over Sabam kan je hier terecht.

Als organisator heb je een heleboel wettelijke verplichtingen zoals het navolgen van de politiecodex en het garanderen van de brandveiligheid op evenementen. Bekijk zeker hoofdstuk 8 en bijlage 2.

1. Duurzaam drukwerk

Vermijd onnodig drukwerk. Financieel is het interessant om affiches en flyers in grote oplages te laten drukken, maar weet dat een boom een volledig jaar moet groeien om de CO2-uitstoot van 6 kilo papier te compenseren. Probeer dus telkens een zo correct mogelijke inschatting te maken van hoeveel affiches en flyers je effectief gaat gebruiken.

Je kan ook kiezen voor een ‘groene’ drukker, die maken gebruik van groene stroom, plantaardige inkt, gerecycleerd papier en heeft ook oog voor het transport.

Hergebruik je promo T-shirts. Het is niet nodig om elk jaar opnieuw promo T-shirts te laten drukken om je evenement te promoten.

Laat je ook herasdoeken of grote banners maken voor je evenement. Zorg ervoor dat je die meermaals kan gebruiken door bijvoorbeeld elk jaar de datum te veranderen met een sticker of een witruimte te voorzien waar je met alcoholstift de datum op schrijft.

2. Draag je ecologische aanpak uit

Communiceer en programmeer als ambassadeur. Je mag best trots zijn als je ecologisch organiseert! Communiceer hier dan ook over, deel via je eigen kanalen maar ook via de (regionale) media welke maatregelen je allemaal neemt om je voetafdruk zo klein mogelijk te houden. Je kan na het evenement ook cijfers delen over ­hoeveel liter water of CO2 uitstoot er bespaart is. Wees ervan bewust dat je met je duurzaam evenement vele anderen kan inspireren, ook al is het maar iets kleins.

Ook in je programmatie kan je jouw ecologische aanpak uitdragen. Nodig een spreker uit of nodig een duurzame organisatie uit om een actie te voeren met een standje.

3. Catering

Vlees heeft een grote voetafdruk. Als je het toch serveert, kies dan voor kip. Kip heeft een kleinere ecologische voetafdruk dan rood vlees. Nog beter zijn vegetarische en veganistische maaltijden. Maar ook bij vegetarisch eten zijn er valkuilen. Zo hebben rijst, quinoa, avocado’s en alles met palmolie ook een erg hoge (water)voetafdruk. Aardappelen scoren het beste, maar je kan ook variëren met bulgur, couscous, …

Je kan voedsel ook lokaal inkopen, op de markt of rechtstreeks bij lokale boeren. Hierdoor bespaar je veel CO2 op vlak van transport. Ook seizoensgebonden producten zorgen voor een lagere CO2 uitstoot.

Nog een logische manier om ecologisch om te gaan met voedsel is om voedselverspilling tegen te gaan. Grote porties zorgen voor meer verspilling. Laat de bezoeker kiezen uit porties van verschillende grootte en stel je prijzen zo op dat het nemen van de grootste portie niet wordt aangemoedigd. Daarnaast kan je bakken plaatsen waar enkel ongebruikt voedsel in wordt verzameld. Die overschotten kunnen dan naar een lokale varkens- of kippenboer gaan.

4. Toiletten

Wist je dat er composttoiletten bestaan? Deze toiletten maken geen gebruik van chemische producten of water, maar wel van houtsnippers. Dat is fijner voor de natuur, maar ook voor de gebruikers. De houtsnippers geven namelijk een aangename geur af die het toiletluchtje doet verdwijnen. Na het evenement kan het afval gebruik worden om compost van te maken.

Kies je toch voor ‘natte’ wc’s, spoel ze dan niet door met leidingwater maar vraag een lokale landbouwer om een ton met regenwater of water uit een lokale rivier te voorzien.

Kies daarnaast zeker voor 100% gerecycleerd toiletpapier dat niet met chloor gebleekt is. De productie ervan vraagt 64% minder energie en de helft minder water dan die van nieuw papier. Bovendien veroorzaakt gerecycleerd papier 74% minder luchtvervuiling en sneuvelen er, uiteraard, minder bomen voor.

5. Compensatie

Ook al doe je nog zo je best, volledig CO2-neutraal wordt je evenement nooit. Je kan er wel voor kiezen om je CO2-uitstoot te compenseren, bijvoorbeeld via een project van BOS+.  Die organisatie plant nieuw bos aan met elke euro die je schenkt.

6. Locatie-delen

Organiseer je een evenement in een tent? Probeer dan meer activiteiten in de tent te organiseren dan enkel een fuif van een avond. Zo kan je lokale of regionale organisaties zoeken die de dag ervoor of erna iets duurzaams willen organiseren in diezelfde tent. Die staat er immers toch. Mogelijkheden genoeg: een ruilbeurs, een repair-café, een rommelmarkt of weggeefmarkt. Geef de voorkeur aan evenementen met een sociale of ecologische impact.

Bekijk ook zeker het tabje over afval voor meer informatie over upcycling, het vermijden van single-use plastics en een eco-eam.

Roken is verboden in gesloten plaatsen die voor het publiek toegankelijk zijn. Een gesloten plaats is een plaats die door wanden afgesloten is van de omgeving en voorzien is van een plafond. Tenten zijn ook gesloten plaatsen, tenzij minimum twee wanden volledig open zijn.

Als organisator moet je erop toezien dat het rookverbod wordt toegepast. Zo voldoe je aan de huidige rookreglementering:

1. De rookverbodstekens moeten zichtbaar blijven.
2. In een gesloten tent voorzie je zelf voldoende verbodstekens op zichtbare plaatsen.
3. Er wordt in geen geval binnen gerookt, zeker niet door medewerkers die een voorbeeldfunctie hebben.
4. Medewerkers hebben de verantwoordelijkheid om de bezoekers op het rookverbod te wijzen.

Alcohol
Sinds januari 2010 is de verkoop van alcohol strikter gereglementeerd. Sinds dan is er wettelijk bepaald dat van elke persoon die alcohol of sterke drank wil kopen, mag gevraagd worden om zijn of haar leeftijd aan te tonen.

Wat zegt de wet?

1. Het is verboden om alcohol te verkopen, te schenken of aan te bieden aan -16-jarigen. Met alcohol bedoelt men alle alcoholhoudende dranken van meer dan 0.5% vol. Zoals bier, wijn, …
2. Sterke drank mag men niet verkopen, schenken of aanbieden aan -18-jarigen.
3. Van elke persoon die alcohol/sterke drank wil kopen, mag gevraagd worden om zijn/haar leeftijd aan te tonen.

Je kan bij je aanvraag voor een publiek evenement materiaal van de Nog Tijd Zat campagne aanvragen om zo onderscheid te kunnen maken tussen -16-jarigen, 16-18 jarigen en 18+ jarigen. Zo kan je polsbandjes of stempels krijgen om het onderscheid te maken tussen de leeftijden. Doe aan de inkom een leeftijdscheck zodat dit niet telkens aan de bar moet gebeuren om lange wachtrijen te voorkomen. Ook sensibiliserings-banners zijn beschikbaar om de regels uit te leggen.